Nierzetelny kontrahent – jak się przed nim zabezpieczyć?

Tak naprawdę każdy przedsiębiorca może trafić na nierzetelnego kontrahenta, który będzie spóźniał się z regulowaniem płatności lub w ogóle nie będzie chciał zapłacić. To zawsze problem, szczególnie dla małej firmy, która nie ma wolnych środków na zapewnienie płynności finansowej. Na szczęście można ograniczyć prawdopodobieństwo pojawienia się takich problemów.

Dużym kłopotem przedsiębiorców są przeciągające się znacznie opóźnienia w płatnościach kontrahentów. Trzeba jednak zauważyć, że to nie tylko specyfika polska. Eksporterzy, którzy współpracują z zagranicznymi kontrahentami, również często muszą długo czekać na swoje pieniądze. Według raportu Intrum Justitia European Payment Report 2016 najdłużej trzeba czekać na pieniądze w Portugalii – przeważnie 66 dni (termin na fakturze to średnio 46 dni), natomiast najszybciej płacą kontrahenci z Niemiec, nierzadko przed terminem – najczęściej po 19 dniach (termin na fakturze to średnio 21 dni) (źródło: https://www.intrum.com/en/about-us/publications/european-payment-report/). Z badań Krajowego Rejestru Długów wynika, że w II kwartale 2017 roku w Polsce przedsiębiorcy musieli czekać średnio 3 miesiące i 13 dni na zapłatę od kontrahentów. Niestety, ten czas się wydłuża, ponieważ w I kwartale przeciętna należność kontrahenta była regulowana 10 dni wcześniej. Problem z opóźnieniami w płatnościach miało 86% badanych przez KRD przedsiębiorców (źródło: https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2017/Portfel-naleznosci-polskich-przedsiebiorstw—lipiec-2017). Trzeba pamiętać, że często taka sytuacja z nieterminowymi płatnościami kontrahentów przekłada się również na zatory płatnicze i w rezultacie problemy z płynnością finansową zaczyna mieć coraz więcej firm. Warto jednak zabezpieczyć się odpowiednio przed takimi kłopotami zawczasu. Przedsiębiorca może skorzystać z kilku rozwiązań. Oto krótka lista możliwości:

  1. Weryfikacja wiarygodności kontrahenta

Przede wszystkim warto wiedzieć, z kim robi się interesy. Najlepiej dokonać weryfikacji klienta, jego sytuacji, czy nie jest w stanie likwidacji itp. Oczywiście jest to opłacalne w przypadku większych transakcji. Wtedy można skorzystać z profesjonalnych wywiadowni gospodarczych, które dostarczą wyczerpujące dane o kontrahencie. Warto jednak pamiętać, że wiele informacji można zdobyć samodzielnie i to zupełnie za darmo. W tym celu należy skorzystać z rejestrów publicznych. Na początek najlepiej przejrzeć informacje w CEIDG lub KRS, gdy kontrahent to spółka. Warto także przeanalizować sprawozdanie finansowe kontrahenta w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a także sprawdzić go w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Nie można zapomnieć również o sprawdzeniu rejestrów jednego z Biur Informacji Gospodarczych, ale trzeba mieć świadomość, że nie wszyscy dłużnicy się tam znajdują. Wynika to z faktu, że tylko część wierzycieli zgłasza swoich dłużników do BIG. Weryfikując kontrahenta, warto także się upewnić, czy jest on czynnym płatnikiem VAT, co można zrobić za pośrednictwem Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów.

  1. Odpowiednio sporządzona umowa

Wyczerpujące informacje na temat kontrahenta to dobre rozwiązanie, ale nie można zapominać również o odpowiednio skonstruowanej umowie na piśmie. Warto gromadzić jak najbardziej szczegółową dokumentację, która jest związana z daną transakcją. To może być bardzo pomocne przy ewentualnym późniejszym egzekwowaniu należności od dłużnika. O umowie na piśmie należy pamiętać szczególnie przy nawiązaniu współpracy z nowym kontrahentem. Najlepiej przygotować umowę jak najbardziej szczegółową. Poza przedmiotem umowy, ceną i datą dostarczenia towaru/wykonania usługi, warto zapisać nie tylko termin płatności, ale również dołączyć dodatkowe punkty na temat kar za opóźnienia w płatności. Trzeba jeszcze się upewnić, że osoba podpisująca umowę w imieniu kontrahenta rzeczywiście jest do tego upoważniona. W przeciwnym przypadku druga strona może próbować podważyć legalność umowy. Nie wolno zapomnieć o uzyskaniu podpisanego potwierdzenia dostarczenia produktu/usługi po zakończeniu kontraktu. Na wszystko najlepiej mieć jakiś dokument.

  1. Zaliczka lub zadatek od kontrahenta

Dobrym zabezpieczeniem przed wyłudzeniami jest zaliczka lub zadatek. Nie należy się tego wstydzić i zapisywać taki wymóg już na etapie sporządzania umowy. To naturalne rozwiązanie w przypadku nowego kontrahenta, natomiast rzadziej praktykowane przy stałych klientach. Działa tutaj pewien element psychologiczny. Kontrahent, który wpłacił już część należności, czuje się bardziej zobowiązany do uregulowania całości. Przy okazji warto zwrócić uwagę, czy zaliczka lub zadatek zostanie wpłacona w ustalonym terminie. To może być sygnał, czy kontrahent przywiązuje wagę do terminów płatności. Trzeba jednak wiedzieć, czy pobieramy zaliczkę, czy zadatek, ponieważ to nie jest to samo. Pieniądze staną się zaliczką, gdy zostanie to zapisane w umowie. W przeciwnym przypadku zawsze będziemy mieli do czynienia z zadatkiem. Zaliczka zawsze musi zostać zwrócona, bez względu na to, z czyjej winy nie doszło do realizacji kontraktu (przedsiębiorca może potrącić sumę wydatków, które poniósł w związku z rozpoczęciem kontraktu, jeśli nie zabrania tego umowa), natomiast zadatek nie musi być zwracany, jeśli kontrakt nie dojdzie do skutku z winy kontrahenta, który wpłacił zadatek.

  1. Faktoring

Coraz popularniejszym sposobem zabezpieczenia się przed niesolidnym kontrahentem jest faktoring, a przy okazji to szybkie źródło finansowania bieżącej działalności. Zasada działania nie jest tu skomplikowana. Przedsiębiorca wystawia fakturę z odroczonym terminem płatności, a potem sprzedaje ją faktorowi (bank lub firma faktoringowa), otrzymując za to nawet 90% jej wartości. W ten sposób przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent ureguluje płatność, otrzymuje pieniądze niemal natychmiast, a dłużnik spłaca należność faktorowi. Wybierając faktoring pełny (bez regresu), przedsiębiorca nie musi się martwić, czy kontrahent w ogóle zapłaci, ponieważ w tej opcji całe ryzyko przechodzi na faktora i firmę, która ubezpieczała faktoring. O rosnącej popularności tego rozwiązania w Polsce świadczą liczby: w 2016 roku rynek faktoringu urósł o 20,6% w stosunku do 2015 roku, a łączna wartość sfinansowanych wierzytelności osiągnęła poziom ponad 158 mln zł (7,5 mln faktur). W tym okresie z faktoringu skorzystało 7,8 tys. przedsiębiorców. Niemal 1 tys. więcej niż rok wcześniej (źródło: http://faktoring.pl/2017/01/24/faktoring-w-2016-r-urosl-o-20-proc/).

  1. Zabezpieczenia rzeczowe

Kolejnym rozwiązaniem, które można zastosować jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem, jest zabezpieczenie rzeczowe. To dobra decyzja przy kontraktach na wysokie kwoty. Mamy tu do wyboru hipotekę lub zastaw. Hipoteka może zostać ustanowiona jedynie na nieruchomości. Konieczne jest do tego zawarcie umowy w formie aktu notarialnego, a następnie dokonuje się odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej. Natomiast zastaw odnosi się tylko do ruchomości. W tym przypadku wystarczy zawarcie zwykłej umowy między kontrahentami, nie potrzeba do tego notariusza. Bez względu jednak na to, czy zastosowana zostanie hipoteka, czy zastaw, należy wcześniej sprawdzić rzeczywistą wartość zabezpieczenia i upewnić się, że jego wartość zdoła zaspokoić wierzytelność. Czasami stosuje się także przewłaszczenie na zabezpieczenie, w którym ruchomość kontrahenta (na przykład maszyna) przechodzi na własność przedsiębiorcy, a po zakończeniu kontraktu i uregulowaniu należności, wraca do pierwotnego właściciela.

  1. Weksel in blanco

Popularnym zabezpieczeniem wykonania umowy jest weksel in blanco, który może znacznie ułatwić ewentualne postępowanie sądowe. Na takim wekslu pojawia się jedynie podpis kontrahenta, natomiast nie ma tam ani kwoty zobowiązania, ani daty płatności. To szczególnie wygodne rozwiązanie przy kontraktach, w których dokładna kwota końcowa nie jest jeszcze znana w momencie podpisywania umowy. Do weksla in blanco należy dołączyć porozumienie wekslowe, w którym zostanie określone, w jakich sytuacjach można użyć weksla. Takie rozwiązanie pozwala korzystać z postępowania nakazowego, skracając maksymalnie proces sądowy.

Przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji tak naprawdę wiele różnych rozwiązań, dzięki którym może w mniejszym lub większym stopniu zabezpieczyć się przed nierzetelnym kontrahentem. Jedne wydają się oczywiste, jak sprawdzenie kontrahenta czy podpisanie umowy, inne nie zawsze są powszechnie znane. Jeszcze inne powoli, ale konsekwentnie zdobywają popularność, jak na przykład faktoring. Jeśli Ty również chciałbyś z niego skorzystać, skontaktuj się z dobrym doradcą finansowym i sprawdź, jak wykorzystać faktoring w Twoim biznesie.

Nazywam się Krzysztof Szymański i od ponad sześciu lat pomagam swoim Klientom w doborze odpowiedniego rozwiązania finansowego. Widząc, że wiele ludzi podejmuje w życiu nietrafione decyzje finansowe i często przepłaca, zdecydowałem się pomagać ludziom takim jak Ty. Nie wymagaj od siebie znajomości finansów jeżeli jest to innych praca a w dodatku pomogą Ci w tym bezpłatnie. Potrzebujesz pomocy? Zadzwoń 691 895 408