Opublikowane przezWielu przedsiębiorców wystawia faktury z odroczonym terminem płatności. Jeśli faktura będzie wystawiana jest dla nowego kontrahenta – zawsze warto go sprawdzić przed podjęciem współpracy. Większość informacji powinniśmy znaleźć nie odchodząc od komputera. Na co zwrócić największą uwagę aby zabezpieczyć swoje interesy?
Po co sprawdzać czy firma istnieje?
Zanim rozpoczniemy współpracę z nowym kontrahentem, którego nie znamy – w pierwszej kolejności warto TRZEBA go zweryfikować. Zawsze. Tu należy kierować się przede wszystkim interesem swojej firmy jak i zdrowym rozsądkiem. Zagrożeniem dla firmy jest kontrahent który jest niewypłacalny, taki który nie istnieje a nawet taki który opóźnia się z płatnościami. W przypadku jakiegoś problemu, dochodzenie roszczeń od firmy która tak naprawdę nie istnieje będzie znacznie utrudnione. W dodatku – wystawienie faktury VAT na podmiot który nie jest płatnikiem może doprowadzić do kary finansowej.
Jak dobrze zweryfikować kontrahenta?
Jeśli Twój przyszły kontrahent nie podaje pełnych danych – powinna zapalić się ostrzegawcza czerwona lampka. Każda firma ma obowiązek podać pełne dane na umowach i fakturach, niezależnie czy jest to spółka czy jednoosobowa działalność gospodarcza. Pełne dane firmy to:
- Pełna nazwa
- Adres firmy
- NIP
- REGON
- KRS w przypadku spółek
Sprawdzanie firmy w bazach
Istnieją trzy główne, ogólnodostępne i darmowe bazy w których można zweryfikować dane swojego przyszłego kontrahenta, bez odchodzenia od komputera. W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) sprawdzimy wspólników spółek cywilnych jak i działalności jednoosobowe. Jeśli do czynienia mamy z firmą w formie spółki prawa handlowego (sp. z o.o. , spółka jawna) sprawdzimy ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Z rejestru REGON skorzystamy w przypadku weryfikacji spółki cywilnej.
Jak sprawdzić czy firma istnieje w CEIDG? Jakie informacje są w CEIDG?
Wystarczy wejść na stronę https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx i skorzystać z prostej wyszukiwarki. Nie ma potrzeby wpisywać pełnych danych – wystarczy wpisać numer NIP. Oczywiście można wpisać imię i nazwisko lub REGON, ale sam nr NIP będzie najszybszą i najtrafniejszą metodą wyszukiwania. Jeśli udało się znaleźć naszego potencjalnego kontrahenta w bazie i wszystkie dane się zgadzają – można sprawdzić jeszcze dodatkowe informacje:
- Datę rozpoczęcia działalności
- Adres firmy
- Adres e-mail (jeśli nie został zastrzeżony)
- Aktualny status przedsiębiorcy (aktywny, zawieszony)
- Rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
- Dane pełnomocników
- Spółki cywilne, w których wspólnikiem jest interesujący Cię przedsiębiorca
Jak sprawdzić czy firma istnieje w KRS? Na co zwrócić uwagę w KRS?
Metoda sprawdzania firmy w KRS jest bardzo podobna do tej z CEIDG. Najlepiej wyszukiwać podmioty po nr NIP, KRS lub REGON. Wpis z KRS mówi bardzo dużo o potencjalnych kontrahentach.
- Sposób reprezentacji spółki – informacja z kim podpisać umowę
- Wysokość kapitału zakładowego/akcyjnego – informacja o maksymalnej kwocie odpowiedzialności za zobowiązania.
- Informacje o datach składania sprawozdań finansowych.
- Informacje o ustanowieniu kuratora dla spółki, przekształceniach, otwarciu postępowania likwidacyjnego, podziale lub połączeniu spółki.
- Informację o otwarciu likwidacji.
Sprawdzenie kontrahenta to podstawa
Weryfikacja kontrahenta nie powinna sprawić żadnych problemów, a można ją w bardzo prosty sposób przeprowadzić w kilka chwil. W dodatku, te kilka poświęconych minut może oszczędzić wielu problemów. W przypadku nowych kontrahentów trzeba kierować się zasadą ograniczonego zaufania